WEG-Reform 2020: Die wichtigsten Änderungen für Hausverwaltungen

Das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) hat seit dem 1. Dezember 2020 das Wohnungseigentumsrecht grundlegend reformiert. Für Hausverwaltungen bedeutet die Reform mehr Handlungsspielraum im Außenverhältnis, aber auch strengere Organisations- und Informationspflichten. Dieser Artikel fasst die wichtigsten Änderungen zusammen und zeigt, welche praktischen To-dos sich daraus ergeben.

Rechtsfähige Gemeinschaft und neue Prozessführung

Eine der fundamentalsten Änderungen der WEG-Reform ist die Anerkennung der Wohnungseigentümergemeinschaft als rechtsfähige Einheit. Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist nun Trägerin aller Rechte und Pflichten, die das gemeinschaftliche Eigentum betreffen. Dies hat weitreichende Konsequenzen für die Prozessführung und die rechtliche Vertretung.

Praktische Auswirkungen: Anfechtungs- und Nichtigkeitsklagen richten sich nicht mehr gegen einzelne Eigentümer, sondern gegen die Gemeinschaft als Ganzes. Das reduziert Prozessrisiken in der Adressierung erheblich und vereinfacht die Vertretung durch den Verwalter. Verträge mit Dritten (z.B. Handwerkern, Versorgungsunternehmen) werden im Namen der Gemeinschaft geschlossen, nicht mehr im Namen aller Einzeleigentümer.

Diese Neuerung schafft Klarheit und Rechtssicherheit: Die Gemeinschaft kann nun eigenständig klagen und verklagt werden, Verträge abschließen und Eigentum erwerben. Für Hausverwaltungen bedeutet dies eine deutliche Vereinfachung der Verwaltungsabläufe und eine Reduzierung des administrativen Aufwands bei der Vertragsgestaltung.

Erweiterte Vertretungsmacht des Verwalters

Die Stellung des Verwalters wurde durch die Reform grundlegend neu gefasst und gestärkt. Im Außenverhältnis besteht nun eine weitgehende, gesetzliche Vertretungsmacht für die laufende Verwaltung. Nur Grundstücksgeschäfte und die Aufnahme von Darlehen sind ausdrücklich ausgenommen und bedürfen weiterhin eines Beschlusses der Eigentümergemeinschaft.

Rechtliche Grundlagen: Die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters sind in § 27 WEG geregelt, ergänzt durch § 9b, § 26 Abs. 3 und § 26a WEG. Die Befugnisse können durch Beschluss der Eigentümergemeinschaft erweitert oder begrenzt werden. Erste BGH-Leitlinien seit 2024/2025 konkretisieren die Schwellen und Kontrollmechanismen.

Konsequenzen für die Praxis: Hausverwaltungen sollten ihre Vollmachts- und Prozessleitfäden aktualisieren und Beschlusskompetenzen sauber protokollieren. Die erweiterte Vertretungsmacht ermöglicht schnelleres Handeln im Tagesgeschäft, erfordert aber auch eine klare Dokumentation der Befugnisse und deren Grenzen. Verwalter sollten zudem prüfen, ob ihre Berufshaftpflichtversicherung die erweiterten Befugnisse abdeckt.

Flexiblere Eigentümerversammlungen und Beschlüsse

Die Reform hat die Durchführung von Eigentümerversammlungen erheblich flexibilisiert und modernisiert. Die wichtigsten Änderungen im Überblick:

• Einladungsfrist: Die Einladung muss nun drei Wochen vor der Versammlung erfolgen (zuvor zwei Wochen). Die Einladung kann auch elektronisch per E-Mail erfolgen, sofern die Eigentümer dem zugestimmt haben.
• Beschlussfähigkeit: Die Versammlung ist stets beschlussfähig, unabhängig von der Anzahl der vertretenen Miteigentumsanteile. Dies beseitigt ein häufiges Problem in der Praxis, wo Versammlungen mangels Beschlussfähigkeit vertagt werden mussten.
• Umlaufbeschlüsse: Beschlüsse können nun in Textform (z.B. per E-Mail) im Umlaufverfahren gefasst werden, ohne dass eine physische Versammlung erforderlich ist. Dies ermöglicht schnellere Entscheidungen bei unstrittigen Themen.

Praktische Umsetzung: Hausverwaltungen sollten die elektronische Einladung und hybride Versammlungsformen als Standardprozess etablieren. Wichtig ist die Einrichtung eines Beschlussregisters und einer standardisierten Nachweisführung für Textform-Umläufe. Die Dokumentation der Zustimmung zur elektronischen Kommunikation sollte sorgfältig erfolgen.

Erleichterte bauliche Maßnahmen

Eine der praxisrelevantesten Neuerungen betrifft bauliche Veränderungen am Gemeinschaftseigentum. Die Reform führt sogenannte „privilegierte Maßnahmen" ein, die einzelne Eigentümer auf eigene Kosten durchsetzen können, ohne dass die Zustimmung aller anderen Eigentümer erforderlich ist.

Privilegierte Maßnahmen umfassen:

• Installation von Ladeinfrastruktur für Elektrofahrzeuge
• Maßnahmen zur Barrierefreiheit (z.B. Einbau von Aufzügen, Rampen)
• Einbruchschutz (z.B. Sicherheitstüren, Alarmanlagen)
• Glasfaseranschlüsse und schnelles Internet

Diese Maßnahmen können von einzelnen Eigentümern verlangt werden, sofern sie auf eigene Kosten erfolgen und keine anderen Eigentümer über das zumutbare Maß hinaus beeinträchtigt werden. Die Gemeinschaft kann die Durchführung nur aus wichtigem Grund ablehnen.

Herausforderungen für Verwalter: Die Erleichterung baulicher Maßnahmen beschleunigt Modernisierungen, verlangt aber saubere Kosten- und Nutzungsregelungen in Beschlüssen. Verwalter sollten Checklisten für privilegierte Maßnahmen und Kostenverteilungsbeschlüsse bereitstellen. Zudem ist eine klare Dokumentation der Zustimmungen und Ablehnungen erforderlich, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.

Neue Rechnungslegungs- und Informationspflichten

Die Reform führt neue Transparenz- und Informationspflichten ein, die die wirtschaftliche Situation der Wohnungseigentümergemeinschaft für alle Eigentümer nachvollziehbar machen sollen.

Vermögensbericht: Verwalter sind nun verpflichtet, jährlich einen Vermögensbericht zu erstellen, der die wirtschaftliche Lage der Gemeinschaft abbildet. Dieser Bericht muss Auskunft geben über:

• Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft
• Stand der Instandhaltungsrücklage
• Forderungen und Verbindlichkeiten
• Geplante größere Instandhaltungsmaßnahmen

Einsichtsrechte: Eigentümer haben ein gesetzlich klargestelltes Recht auf Einsicht in alle Verwaltungsunterlagen, die das gemeinschaftliche Eigentum betreffen. Dies umfasst Verträge, Rechnungen, Protokolle und sonstige Dokumente.

Praktische Empfehlungen: Verwalter sollten Berichtsmuster, Belegzugang und Fristen verbindlich im Jahresfahrplan verankern. Die Einrichtung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems kann die Erfüllung der Einsichtsrechte erheblich erleichtern. Wichtig ist auch die Schulung der Mitarbeiter bezüglich der neuen Informationspflichten und Datenschutzanforderungen.

Beirat und Haftungsfragen

Die Reform bringt auch Änderungen für den Verwaltungsbeirat und klärt Haftungsfragen.

Flexiblere Organisation: Der Verwaltungsbeirat kann nun flexibler organisiert werden. Die Anzahl der Beiratsmitglieder, deren Aufgaben und Befugnisse können durch Beschluss der Eigentümergemeinschaft festgelegt werden. Dies ermöglicht eine Anpassung an die spezifischen Bedürfnisse der jeweiligen Gemeinschaft.

Haftungsprivilegierung: Ehrenamtliche Beiräte genießen eine Haftungsprivilegierung. Sie haften nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, nicht bei einfacher Fahrlässigkeit. Dies soll die Bereitschaft zur Übernahme eines Beiratsamts fördern.

Empfehlungen für Verwalter: Eine klare Aufgabenabgrenzung zwischen Verwalter und Beirat ist essentiell, um Kompetenzkonflikte zu vermeiden. Verwalter sollten zudem prüfen, ob ihre D&O-Versicherung (Directors and Officers Liability Insurance) die erweiterten Befugnisse und Haftungsrisiken abdeckt. Eine schriftliche Vereinbarung über die Zusammenarbeit zwischen Verwalter und Beirat kann Klarheit schaffen.

Sondereigentum an Freiflächen

Die Reform erleichtert die Umwandlung von Sondernutzungsrechten an Freiflächen (z.B. Gärten, Terrassen, Parkplätze) in Sondereigentum. Bisher waren solche Flächen häufig Gemeinschaftseigentum mit Sondernutzungsrecht für einzelne Eigentümer.

Vorteile der Umwandlung: Die Begründung von Sondereigentum an Freiflächen kann die Bewirtschaftung vereinfachen und den Wert der betroffenen Wohnungen erhöhen. Sondereigentümer können über ihre Flächen freier verfügen und müssen sich nicht mehr an Beschränkungen durch die Gemeinschaft halten.

Praktischer Hinweis: In Bestandsanlagen lohnt ein Check, ob eine Neuordnung Wert und Bewirtschaftung vereinfacht. Die Umwandlung erfordert jedoch eine Änderung der Teilungserklärung und die Zustimmung aller Eigentümer, deren Rechte dadurch beeinträchtigt werden. Eine sorgfältige rechtliche und wirtschaftliche Prüfung ist daher unerlässlich.

Praktische To-dos für Verwaltungen

Die WEG-Reform erfordert von Hausverwaltungen eine Anpassung zahlreicher Prozesse und Dokumente. Die folgende Checkliste fasst die wichtigsten To-dos zusammen:

• Vertragsanpassung: Verwaltervertrag, Beschlusssammlung und Vollmachtsmuster auf WEMoG-Terminologie umstellen. Insbesondere die Bezeichnung der Gemeinschaft als rechtsfähige Einheit muss durchgängig erfolgen.
• Digitalisierung: Elektronische Einladungen und hybride Versammlungen als Standardprozess definieren. Einholung der Zustimmungen zur elektronischen Kommunikation von allen Eigentümern.
• Berichtswesen: Vermögensbericht und Belegeinsicht jährlich timen. Erstellung von Berichtsmustern und Festlegung von Fristen im Jahresfahrplan.
• Checklisten: Checklisten für privilegierte Maßnahmen und Kostenverteilungsbeschlüsse bereitstellen. Standardisierte Vorlagen für häufige Beschlussanträge erstellen.
• Prozessvertretung: Prozessvertretung konsistent auf die „Gemeinschaft" ausrichten. Aktualisierung aller Prozessleitfäden und Schulung der Mitarbeiter.
• Kompetenzmatrix: Interne Kompetenzmatrix nach § 27 WEG führen. Klare Dokumentation, welche Entscheidungen der Verwalter eigenständig treffen kann und welche einen Beschluss erfordern.
• Versicherungsschutz: Prüfung und ggf. Anpassung der Berufshaftpflicht- und D&O-Versicherung an die erweiterten Befugnisse und Haftungsrisiken.
• Schulung: Fortbildung der Mitarbeiter zu den Neuerungen der WEG-Reform und deren praktischer Umsetzung.

Branchenleitfäden und Fachkommentare bestätigen diese Schwerpunkte und bieten detaillierte Hilfestellungen für die Umsetzung. Eine schrittweise Implementierung der Änderungen ist empfehlenswert, um Überforderung zu vermeiden und eine sorgfältige Anpassung zu gewährleisten.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Muss jede Hausverwaltung ihre Verträge neu abschließen?

Nein, bestehende Verwalterverträge bleiben grundsätzlich gültig. Es ist jedoch empfehlenswert, die Verträge bei nächster Gelegenheit an die neue Terminologie anzupassen und die erweiterten Befugnisse klar zu regeln. Eine Vertragsergänzung oder -anpassung kann auch durch Beschluss der Eigentümergemeinschaft erfolgen.

Können Eigentümer die elektronische Einladung ablehnen?

Ja, die elektronische Einladung setzt die Zustimmung des jeweiligen Eigentümers voraus. Eigentümer, die nicht zugestimmt haben, müssen weiterhin postalisch eingeladen werden. Es empfiehlt sich, die Zustimmung schriftlich einzuholen und zu dokumentieren.

Was passiert, wenn der Verwalter seine erweiterten Befugnisse überschreitet?

Handelt der Verwalter außerhalb seiner Befugnisse, ist das Rechtsgeschäft schwebend unwirksam und bedarf der Genehmigung durch die Eigentümergemeinschaft. Der Verwalter kann zudem haftbar gemacht werden, wenn durch die Überschreitung ein Schaden entsteht. Eine klare Dokumentation der Befugnisse und deren Grenzen ist daher essentiell.

Müssen alle Eigentümer dem Vermögensbericht zustimmen?

Nein, der Vermögensbericht ist eine Informationspflicht des Verwalters und bedarf keiner Zustimmung. Er muss jedoch der Eigentümerversammlung vorgelegt werden. Die Eigentümer können Fragen stellen und Erläuterungen verlangen.

Können privilegierte Maßnahmen von der Gemeinschaft abgelehnt werden?

Ja, aber nur aus wichtigem Grund. Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn die Maßnahme das gemeinschaftliche Eigentum über das zumutbare Maß hinaus beeinträchtigt oder unverhältnismäßige Kosten verursacht. Die Darlegungs- und Beweislast liegt bei der Gemeinschaft.

Gilt die Haftungsprivilegierung auch für professionelle Verwalter?

Nein, die Haftungsprivilegierung gilt nur für ehrenamtliche Beiratsmitglieder. Professionelle Verwalter haften nach den allgemeinen Grundsätzen des Dienstvertragsrechts, also auch bei einfacher Fahrlässigkeit. Eine ausreichende Berufshaftpflichtversicherung ist daher unerlässlich.