Einsichtsrecht in Verwaltungs- und Beiratsunterlagen

Ein Wohnungseigentümer begehrte Einsicht in Verwaltungsunterlagen seiner Wohnungseigentümergemeinschaft. Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE), vertreten durch ihre Hausverwaltung, verweigerte die vollständige Einsicht mit dem Argument, ein Teil der Unterlagen befinde sich beim Steuerberater der Gemeinschaft und sei daher nicht im unmittelbaren Zugriffsbereich der Verwaltung.

Zudem bestritt die GdWE, dass ihr Beiratsprotokolle vorlägen, und machte geltend, die begehrten Unterlagen seien nicht hinreichend bezeichnet. Das Amtsgericht Darmstadt (Urt. v. 23.6.2023 – 320 C 61/22) hatte der Klage stattgegeben. Die Berufung der GdWE zum Landgericht Frankfurt a. M. hatte keinen Erfolg.

Gegenstand des Einsichtsgesuchs waren insbesondere Unterlagen über das von der GdWE bezahlte Personal im Jahr 2021, die nach dem Vortrag der Beklagten vom Steuerberater aufbewahrt wurden.

Die Kammer verwies zur Vermeidung von Wiederholungen auf ihre Ausführungen in den Verfahren 2-13 S 67/22 und 2-13 S 90/22 (ZMR 2023, 732), welche auch die Parteien betrafen. Demnach ist durch die Übersendung von Unterlagen, deren Umfang streitig ist, keine Erfüllung eingetreten. Die Geltendmachung des Einsichtsgesuchs ist nicht rechtsmissbräuchlich.

Der Kläger hat einen Anspruch auf Einsicht in die Originalunterlagen, soweit diese noch in Papier vorhanden sind. Soweit dies nicht der Fall ist, kann nach mittlerweile gefestigter Rechtsprechung der Kammer die Einsichtnahme in die digitalen Daten im Regelfall im Büro des Verwalters ausgeübt werden – schon um deren Vollständigkeit prüfen zu können, was bei übersandten Ausdrucken nicht in gleicher Weise möglich ist.

Der Einwand der GdWE, dass der vom AG titulierte Anspruch auch Einsicht in Unterlagen umfasse, die beim Steuerberater liegen und daher nicht im Zugriffsbereich der Beklagten vorhanden seien, verfängt nicht.

Zutreffend ist, dass sich der Einsichtnahmeanspruch nur auf die Unterlagen der GdWE bezieht, so dass die Unterlagen zum Zeitpunkt der Einsichtnahme der GdWE zustehen müssen. Unterlagen, die erst noch von Dritten erstellt werden müssen, unterfallen dem Einsichtnahmeanspruch nicht.

Vorliegend geht es allerdings um Unterlagen der GdWE aus dem Jahr 2021, die nach dem Vortrag der Beklagten vom Steuerberater aufbewahrt werden. Damit ist der Anspruch nicht ausgeschlossen: Die GdWE kann sich nicht auf Unmöglichkeit der Erfüllung (§ 275 Abs. 1 BGB) berufen, denn die Beschaffung der Unterlagen stellt für die GdWE keinen unzumutbaren Aufwand dar. Mit ihrem Steuerberater verbindet sie ein Geschäftsbesorgungsvertrag; daher muss dieser auf Aufforderung die Unterlagen seines Auftraggebers zur Verfügung stellen (§§ 675, 667 BGB). Dass dies mit unzumutbaren Hindernissen verbunden ist, hat die GdWE nicht behauptet.

Soweit die GdWE der Auffassung ist, dass ihr Beiratsprotokolle nicht vorliegen, verkennt sie den Umfang des Einsichtnahmeanspruchs. Dieser umfasst alle Verwaltungsunterlagen; hierzu gehören auch die Protokolle des Beirats (Dötsch/Schultzky/Zschieschack WEG-Recht 2021, Kap. 11 Rn. 67; im Ergebnis ebenso MHdB WEG-R/Wolicki, 8. Aufl. 2023, § 21 Rn. 673).

Jedenfalls diese Protokolle sind, anders als private Mitschriften, Verwaltungsunterlagen. Nachdem im neuen Recht der Anspruch nicht gegen den Verwalter oder in diesem Fall gegen Beiratsmitglieder zu richten ist, hat der Wohnungseigentümer einen Anspruch gegen die GdWE, den sie im Innenverhältnis durch ihre Organe erfüllen muss.

Befinden sich Unterlagen im Besitz ihrer Organe, kann sich die GdWE selbstverständlich nicht darauf berufen, dass sie selbst diese nicht hat. Insoweit kommt es auch nicht darauf an, dass der die GdWE im Prozess vertretende Verwalter keinen Zugriff auf diese Unterlagen hat.

Soweit die GdWE nun erstmals vorträgt, es sei unklar, ob derartige Protokolle vorhanden sind, ist dies nicht ausreichend. Der Verwaltungsbeirat ist Organ der GdWE, so dass sie ausreichend Gelegenheit hatte, sich im Prozess nach dem Vorhandensein der Unterlagen zu erkundigen. Ein Bestreiten mit Nichtwissen, worum es sich in der Sache handelt, ist daher wegen eigener Wahrnehmung der GdWE durch ihr Organ nach § 138 Abs. 4 ZPO unzulässig. Im Übrigen ist dieser erstmalige Vortrag nun ohnehin verspätet (§§ 529 Abs. 1 Nr. 2, 531 Abs. 2 ZPO).

Nach gefestigter Rechtsprechung der Kammer hat die Einsichtnahme in digitale Daten im Regelfall im Büro des Verwalters zu erfolgen. Dies dient dem Schutz des Eigentümers, denn nur so kann er die Vollständigkeit der Unterlagen prüfen. Bei bloßen Ausdrucken oder Scans ist dies nicht in gleicher Weise möglich, da der Eigentümer keine Kontrolle darüber hat, ob alle relevanten Dokumente übermittelt wurden.

Durch die bloße Übersendung von Unterlagen, deren Umfang streitig ist, tritt keine Erfüllung des Einsichtsanspruchs ein. Die GdWE kann sich nicht durch einseitige Auswahl der zu übermittelnden Unterlagen von ihrer Verpflichtung befreien.

Die Entscheidung des LG Frankfurt a. M. reiht sich in eine gefestigte Rechtsprechungslinie ein, die den Einsichtsanspruch nach § 18 Abs. 4 WEG weit auslegt. Für die Praxis bedeutet dies: Hausverwaltungen und Gemeinschaften können sich nicht durch Auslagerung von Unterlagen an Dritte (Steuerberater, Buchhalter, externe Dienstleister) ihrer Einsichtsverpflichtung entziehen.

Besondere Bedeutung hat die Klarstellung zu den Beiratsprotokollen. Viele Verwaltungen und Beiräte gehen davon aus, dass Sitzungsprotokolle des Beirats interne Dokumente sind, die nicht herausgegeben werden müssen. Das Gericht stellt klar: Solche Protokolle sind Verwaltungsunterlagen der GdWE – nicht private Aufzeichnungen der Beiratsmitglieder.